Персональные данные пациентов в клинике

В карточке пациента лежит не только имя и телефон, но и адрес, паспорт, что и когда лечили, снимки. Это персональные данные: сведения, которые собирают и обрабатывают только с основания и только для понятной цели. Для клиники это не формальность — пациент доверяет данные, чтобы его лечили, и вправе рассчитывать, что их не увидит никто лишний.

Отсюда три практические вещи, которые касаются каждого сотрудника. Первая — у клиники должно быть согласие пациента, и его нужно где-то хранить. Вторая — доступ к карточкам есть только у тех, кому он нужен по работе, а не у всех подряд. Третья — если что-то пошло не так (запись удалили, цену поменяли, доступ выдали не тому), должен остаться след: кто, что и когда сделал.

Обе системы — Unodenta NEXT и Unodenta Cloud — дают для этого инструменты: собирать согласия, разграничивать доступ по ролям, показывать журнал действий и закрывать доступ уволенному в день увольнения. Программа не делает клинику «соответствующей закону» сама по себе — порядок работы задаёт директор, и его стоит один раз описать словами для сотрудников.

Где пациент даёт согласие на обработку данных

Согласие — отдельное действие, а не галочка «для вида»: человек должен понимать, кому и зачем отдаёт данные. Поэтому в системах согласие всегда стоит отдельной отметкой со ссылкой на текст, который можно открыть и прочитать.

В NEXT. Отметки о согласии есть в двух местах: при регистрации сотрудника и при онлайн-записи, если пациент записывается сам, без сотрудника. Под формой стоит текст «Я даю согласие на обработку персональных данных и подтверждаю, что ознакомлен(а) с Политикой обработки персональных данных»; без отметки форма не отправится — появится сообщение «Для записи необходимо согласие на обработку персональных данных».

Согласия на лечение — печатные формы в визите. Откройте визит и найдите раздел «Согласия»: там, в зависимости от клиники, есть «Терапия», «Хирургия», «Имплантация», «Ортопедия», «Ортодонтия» и другие. У части документов стоит значок отпечатка пальца: такой документ можно подписать на планшете прямо у кресла, и подписанный файл останется в визите — напротив появится зелёная галочка.

В Cloud. Отметки о согласии стоят в трёх местах. Сотрудник при принятии приглашения отмечает «Согласен(на) с условиями обработки персональных данных». Директор при заведении клиники — «Согласен(на) с условиями обработки персональных данных». Пациент, который заводит себе карту через свою учётную запись, — «Я согласен(на) на обработку персональных данных клиникой «…»».

Согласия на лечение в Cloud — тоже документы визита. Директор один раз выбирает их в настройках печати, дальше их печатают из визита или дают пациенту подписать на экране: пациент расписывается пальцем на планшете — подписанный документ сохраняется в карточке. В профиле сотрудника есть раздел «Мои документы»: там видно, какие документы и каких редакций человек принял.

Кто из сотрудников что видит

Правило простое: сотрудник видит то, что нужно для его работы, и не видит остального. В обеих системах это решается ролями, но устроено по-разному.

В NEXT. У сотрудника одна роль: директор, администратор, врач, регистратор, кассир, ассистент, техник или медсестра. Роль ставит администратор или сотрудник с правом управления персоналом: «Управление» → «Пользователи» → выберите человека → блок «Роль». От роли зависит меню. Регистратору и врачу доступны «Регистратура», «Журнал», «Запись», «Ожидание», «Копилка»; служебные разделы и настройки — у директора и администратора. Отдельно включается галочка «Может управлять сотрудниками»: такой человек меняет данные и роль рядового персонала, но не назначает директоров и администраторов.

В Cloud. Директор собирает роли сам: «Роли и сотрудники» — одна таблица, в строках действия с данными, в столбцах роли. У каждой клетки три положения: «—» (недоступно), «Видит», «Меняет»; «Меняет» всегда включает «Видит». Удаление файлов и квитанций — отдельные права, по умолчанию они есть только у директора. Если отличие нужно одному человеку, есть «Личные права…»: можно выдать право сверх роли или забрать то, что роль даёт.

При создании роли можно взять за основу готовый набор — «Врач», «Главврач», «Ассистент», «Администратор» — и поправить под клинику. Это именно основа: после создания роль живёт своей жизнью и сама не обновляется.

В обеих системах сотрудники одной клиники не видят данные другой: карточки, записи и суммы привязаны к своей клинике.

Как посмотреть журнал действий

Журнал отвечает на вопрос «кто это сделал». Он нужен, когда пропала запись, изменилась цена, удалили пациента или пришла жалоба — а также на любой проверке: по нему видно, кто и что менял, без опоры на память сотрудников.

Обе системы записывают изменения данных, входы и выходы. Важно понимать: журнал фиксирует действия, а не просмотры. Если сотрудник просто открыл карточку и ничего не менял, строки в журнале не будет.

В NEXT. Журнал называется «Таймлайн»: «Управление» → плитка «Таймлайн». Видят его только директор и администратор. В ленте события с понятными подписями («Новый пациент», «Удаление записи», «Чек возврата», «Управление сотрудниками»), видно, кто и когда это сделал. Вверху поиск и фильтры «Типы событий», «Пользователи», «Период»; кнопка «Очистить все» снимает фильтры.

В Cloud. Журнал называется «История действий» и открывается из меню. Рядом с заголовком подпись «Кто, что и когда делал в системе». Право на журнал нельзя передать роли, которую собирает директор, — его видит только директор клиники. Фильтры: период быстрыми кнопками «Вчера», «Сегодня», «Неделя», «Месяц», список «Кто», разделы-чипы и поиск. В строке видно, над кем действие, — пациент и дата его записи. Действия пациентов и ИИ-помощника тоже в журнале, с пометками «Пациент» и «ИИ», чтобы их не путали с действиями сотрудников.

Что делать, когда сотрудник увольняется

Хорошее правило — закрывать доступ в день увольнения, а не «когда-нибудь»: чем дольше открыт доступ у человека, который уже не работает, тем выше риск, что данные попадут не туда. Пароль, который человек помнит, — не аргумент: доступ закрывают в системе, а не в разговоре.

В NEXT. «Управление» → «Пользователи» → выберите сотрудника → в блоке «Роль» поставьте «Пользователь (без роли сотрудника)» → «Сохранить роль». Под выбором подсказка: «Сотрудник уволился — поставьте «Пользователь». Доступ к CRM пропадёт сразу, а в „Сотрудниках“ он отметится как уволенный». Открытые сессии при этом гасятся: если человек в этот момент работает, у него появится окно «Права доступа изменены» и заново войти он не сможет.

В Cloud. Увольнение ставится в «Кадрах»: откройте строку сотрудника и укажите «Дату увольнения». Под полем написано: «День увольнения — последний рабочий: со следующего дня доступ к CRM закроется сам. Приняли обратно — сотрите дату». Если закрыть доступ нужно прямо сейчас, в «Ролях и сотрудниках» у сотрудника есть «Закрыть доступ…». Уволенный при попытке войти увидит «Доступ к этой клинике закрыт…»; если человек вернётся и дату стереть, роль вернётся прежняя. Свою роль поменять нельзя, а владельца клиники уволить нельзя вообще: сначала передают владение.

После увольнения откройте журнал и посмотрите, что человек делал в последние дни. Если он вёл пациентов — передайте их коллегам и проверьте, что записи и планы лечения не остались «ничьими».

Частые вопросы

Можно ли по журналу узнать, кто открывал карточку пациента? Нет. Журнал пишет изменения, входы и выходы, а не просмотры. Если карточку только открыли и закрыли, следа не останется.

Сотрудник ушёл, а его учётная запись осталась. Это опасно? Сама запись без рабочей роли доступа к данным клиники не даёт: в NEXT это роль «Пользователь», в Cloud — человек без роли в клинике. Но если человек вернётся, доступ нужно возвращать осознанно; пароль при этом лучше сменить.

Можно ли дать одному сотруднику больше прав, чем у его роли? Да. В Cloud — «Личные права…» в строке сотрудника. В NEXT роль у человека одна, поэтому под задачу обычно ставят другую роль, а после задачи возвращают прежнюю.

Нужно ли хранить бумажные согласия, если они подписаны в системе? Это решает клиника вместе с юристом: подписанные файлы хранятся в карточке визита, но порядок хранения и сроки бумаг закон тоже регулирует.