Документы клиники

«Документы» — общий склад бумаг клиники: лицензии, договоры, бланки согласий, санитарные заключения, приказы, сертификаты. Здесь лежит всё, что относится к клинике в целом, а не к одному пациенту.

Пункт меню называется «Документы» и находится в «Приложениях». Заголовок самой страницы — «Документы клиники».

Три соседних места, с которыми этот экран легко перепутать:

• «Файлы» в карточке пациента и в визите — личные файлы: анализы, снимки, выписки. Это не склад клиники, а папка конкретного человека или приёма. Как это устроено — в статьях «Карточка пациента» и «Визит и наряд».
• «Настройки → Клиника → Печать», вкладка «Документы» — шаблоны печатных документов: договор, согласия, акт. Их не загружают, их составляет директор и печатает из визита, карточки или плана.
• «Настройки → Клиника → Документы» — юридические документы самой системы, которые подписывает владелец клиники. К файлам клиники они не относятся.

Как загрузить документ

Кнопка «Загрузить» видна тем, кому директор выдал право «Файлы клиники» на уровне «Меняет». Если кнопки нет — значит, вам оставили только просмотр, попросите директора добавить право в «Роли и сотрудники».

1. Откройте «Приложения» → «Документы».
2. Нажмите «Загрузить». Если документов ещё нет, в пустом списке будет кнопка «Загрузить документ».
3. В окне «Загрузить документы» нажмите на пунктирную рамку «Выберите файлы или перетащите сюда». Можно выбрать несколько файлов сразу или перетащить их мышью.
4. У каждого файла уже подставлено название — имя файла без расширения. Поправьте его, чтобы потом было понятно, что это: например, «Лицензия на медицинскую деятельность». Название можно и стереть — тогда в списке будет видно имя файла.
5. Выберите «Категорию» — одну на всю партию. Если перед загрузкой вы отфильтровали список плиткой категории, эта категория подставится сама. Подходит и «Без категории».
6. Нажмите «Загрузить» (если файлов несколько — «Загрузить 3»).

Пока идёт загрузка, на кнопке видно «Загружаем 2 из 5…». Когда всё готово, окно закроется, список обновится, а внизу экрана появится сообщение «Документ загружен» или «Загружено документов: 3».

Какие файлы принимаются. PDF; документы Word, OpenDocument, RTF и обычный текст; таблицы Excel, OpenDocument и CSV; картинки от JPG и PNG до TIFF. Каждый файл — не больше 25 МБ. Видео, архивы и программы не принимаются.

Неподходящие файлы программа не отправит и объяснит причину в окне: «Эти файлы не добавим:» и список, например «скан.pdf — больше 25 МБ» или «фото.heic — формат не подходит». Если во время загрузки не прошёл один файл из партии, окно не закроется: останется строка с ошибкой и сообщение «Не удалось загрузить 1 из 3. Исправьте и попробуйте ещё раз».

Как найти документ

Поиск. Строка поиска стоит в шапке, подсказка — «Название, имя файла или категория». Программа ищет только по этим трём вещам, а не по тексту внутри документа. Когда поиск включён, под шапкой появляется плашка с вашим запросом и крестиком — крестик очищает поиск.

Плитки. Под поиском — плитки: «всего» и по одной на каждую категорию, у каждой число документов. Нажмите плитку — останутся только документы этой категории. Повторное нажатие возвращает весь список. Если есть документы без категории, появляется плитка «без категории».

Группы. Список всегда разложен по категориям: у каждой категории свой заголовок с числом документов, у публичных — пометка «публичная», документы без категории собраны в группу «Без категории». Заголовки остаются на месте, когда вы прокручиваете длинный список.

Столбцы. В списке видны «Название», «Файл», «Размер» и «Добавлен». Столбец «Загрузил» по умолчанию скрыт. Кнопка «Столбцы» справа над списком позволяет выбрать, что показывать; в узком окне часть столбцов сворачивается под название.

Сортировка. Нажмите на заголовок «Название», «Файл», «Размер» или «Добавлен» — список отсортируется по этому столбцу, повторное нажатие перевернёт порядок. Внутри одной категории; сами категории всегда идут в своём порядке.

Строка и панель. Справа в строке — «Посмотреть» (у картинок и PDF) или «Скачать» (у остальных файлов). В меню «⋯» есть «Посмотреть», «Скачать», «Открыть карточку» и «Удалить». Если нажать на саму строку, справа откроется панель «Документ»:

• «Название» — можно исправить на месте. Сохраняется по Enter, кнопке «Сохранить» или когда вы кликаете мимо поля; пустое поле — в списке будет имя файла.
• «Категория» — можно сменить из списка, в том числе на «Без категории».
• «Доступ» — что задано категорией: «Только сотрудники» или «Публичная (для пациентов — позже)». Отдельно для одного документа доступ не меняется.
• «Имя файла», «Размер» и «Загружен» — кто и когда принёс документ.
• Внизу — «Посмотреть», «Скачать» и «Удалить».

Стрелки ↑ и ↓ листают соседние документы в открытой панели, Esc закрывает панель. Повторное нажатие на ту же строку тоже закрывает панель.

Просмотр. Картинки открываются в окне, PDF — в новой вкладке браузера. Документы Word, Excel и TIFF только скачиваются: браузер их не показывает, а отдавать документы клиники сторонним онлайн-просмотрщикам нельзя. Если браузер не дал открыть новую вкладку, документ скачается, а внизу экрана появится сообщение «Браузер заблокировал вкладку — документ скачан».

Если ничего не нашлось. Программа скажет, почему: «По запросу „…“ ничего не нашли.», «Здесь пока нет документов.» (выбрана пустая категория) или «Документов пока нет.». Пока список загружается, на экране «Загружаем документы…».

Что такое категории

Категория — это папка внутри склада: «Лицензии», «Договоры», «Санитарные документы» и что угодно ещё. Категории придумывает сама клиника. Они делают две вещи: раскладывают список на группы и дают плитки-фильтры над списком. У категории есть ещё признак доступа — «Только сотрудники» или «Публичная (для пациентов — позже)». Страницы клиники для пациентов пока нет, поэтому документы публичных категорий сейчас видят только сотрудники; пациентам и гостям они откроются, когда такая страница появится.

Категориями управляет тот, у кого есть право «Файлы клиники» на уровне «Меняет».

1. В шапке нажмите «⋯» → «Категории документов».
2. Нажмите «+ Новая категория».
3. Впишите «Название» и выберите «Доступ»: «Только сотрудники» или «Публичная (для пациентов — позже)».
4. Нажмите «Сохранить». Внизу экрана появится «Категория создана».

В том же окне у каждой категории есть кнопки «Изменить» и «Удалить». Удаление категории документы не уничтожает: программа переспросит, а после удаления сообщит, сколько документов ушло в «Без категории» — например, «Категория удалена. 4 документа — в „Без категории“».

Если категорий ещё нет, окно загрузки подскажет: «Категорий пока нет — документ попадёт в „Без категории“. Категории создаются в „⋯ → Категории документов“.» Загружать документы без категорий можно — список всё равно будет работать.

Кто может удалить файл

Удаление — отдельное право «Удаление файлов». Директор выдаёт его в «Настройки → Сотрудники и доступ → Роли и сотрудники»: либо роли целиком, либо одному сотруднику. В стартовых наборах ролей — «Врач», «Главврач», «Ассистент», «Администратор» — этого права нет ни у одной, поэтому по умолчанию удалять может только директор.

Если права нет, кнопки «Удалить» в меню «⋯» и в панели «Документ» не будет. Загружать и править название с категорией можно без права на удаление — для этого достаточно «Файлы клиники» на уровне «Меняет».

Удаление не безвозвратное:

1. В меню строки «⋯» нажмите «Удалить» (или кнопку внизу панели).
2. Документ исчезнет из списка, а внизу экрана появится сообщение «„Название“ удалён» с кнопкой «Вернуть».
3. Нажмите «Вернуть» — документ вернётся, внизу появится «Документ восстановлен».

Сам файл при удалении никуда не пропадает, а кнопка «Вернуть» живёт, пока сообщение на экране. Если сообщение уже исчезло, на этом экране кнопки для возврата нет — вернуть документ в список можно только сразу после удаления.

Удаление категории — не удаление документов: они остаются, просто переезжают в «Без категории».

Можно ли прикрепить документ к визиту

Документы с этого экрана к визиту не прикрепляются: склад клиники и визит живут отдельно. У файла клиники нет привязки к пациенту или приёму, поэтому прикрепить такую бумагу к визиту нельзя.

Есть три разных пути, и путать их не стоит.

Файл к визиту. Откройте визит и перейдите на вкладку «Файлы» — там кнопка «Загрузить файл». Файл, загруженный здесь, принадлежит визиту: в карточке пациента он появится в группе «Визит №N от даты», но в «Документах клиники» его не будет. Загружать и удалять файлы визита может тот, у кого есть право «Файлы клиники» («Меняет» или «Удаление файлов») и право менять сам визит. Подробнее — в статье «Визит и наряд».

Согласия и подписи. На вкладке «Документы» визита лежат не файлы, а печатные документы с подписями: договор, согласие, акт. Они появляются там не загрузкой, а печатью из визита. Если обязательный документ не подписан, у него будет красная пометка «Нужно подписать».

Файлы пациента. Анализы и снимки пациента, не привязанные к приёму, живут на вкладке «Файлы» в карточке пациента. Как это устроено — в статье «Карточка пациента».

Как подписать документ пациентом

Файлы с этого экрана — лицензии, договоры, сканы — подписью в программе не подписываются. Подпись ставится у печатных документов: их шаблоны директор заводит в «Настройки → Клиника → Печать», вкладка «Документы», и печатает из визита, карточки пациента или плана лечения.

1. Откройте визит, карточку пациента или план лечения и откройте меню «Печать»: в визите кнопка так и называется, в карточке — «Печать документов», в плане — «Печать плана».
2. Выберите документ — он откроется в новой вкладке.
3. Проверьте лист и нажмите «Печать» — откроется окно печати браузера.
4. Под листом будут кнопки подписи. Какие именно — решает директор в настройке шаблона:
   • «Подписать на экране» — пациент расписывается пальцем, стилусом или мышью на том же устройстве, где открыта программа;
   • «Подписан на бумаге» — вы отмечаете, что пациент подписал распечатанный лист;
   • «Приложить скан подписанного» — прикрепляете фотографию или PDF подписанного листа.

Подпись на экране. Сначала пациент читает текст согласия на простую электронную подпись и нажимает «Согласен(на), подписать». Дальше — «Распишитесь в рамке»: подпись ставится на холсте, «Стереть» очищает, «Готово» сохраняет. После подписи откроется подписанная копия документа с датой и отметкой, кто и когда подписал.

Отметка на бумаге. Программа спросит: «Пациент подписал напечатанный „…“?» Нажмите «Да, подписан» — отметка сохранится с вашим именем и временем.

Скан. Выберите файл или сфотографируйте подписанный лист и нажмите «Сохранить».

Подписать может тот, кому открыт визит, карточка или план, — отдельного права на подпись не нужно. Статус виден в панели «Документы» визита или карточки: ✓ подписан, красная пометка «Нужно подписать» или «Не подписан». Для планов лечения всё подробно описано в статье «Планы лечения», для визита — в статье «Визит и наряд».

Частые вопросы

Почему Word не открывается, а сразу скачивается?

Программа показывает на просмотр только картинки и PDF. Смотреть документы Word, Excel и TIFF в сторонних онлайн-просмотрщиках нельзя — бумаги клиники не должны уходить наружу. Такие файлы скачивают и открывают на компьютере.

Почему я не вижу кнопки «Загрузить»?

Загрузка требует права «Файлы клиники» на уровне «Меняет». Без него документы можно только смотреть и скачивать. Право выдаёт директор в «Роли и сотрудники».

Почему нет кнопки «Удалить»?

Нужно отдельное право «Удаление файлов». По умолчанию оно есть только у директора: в стартовых наборах ролей его нет.

Удалил не тот документ. Как вернуть?

Нажмите «Вернуть» в сообщении внизу экрана сразу после удаления. Если сообщение уже пропало, кнопки для возврата на экране нет — вернуть документ можно только сразу, пока сообщение видно.

После удаления категории документы пропали?

Не пропали: они переехали в группу «Без категории». Нажмите плитку «без категории» или откройте список целиком.

Чем этот экран отличается от «Настройки → Клиника → Документы»?

Здесь — файлы клиники: загруженные лицензии, договоры, сканы. В настройках — юридические документы платформы, которые читает и подписывает владелец клиники. У обоих экранов одинаковый заголовок «Документы клиники», различает их только группа меню.

Документ подписан пациентом. Где его найти?

Подписанные копии лежат не на этом складе, а у визита или карточки пациента — в панели «Документы», там же видна история и дата подписи.