Касса: приём оплаты, чек, сдача кассы

Касса в Unodenta Cloud делает три вещи сразу: записывает, сколько денег приняли по визиту, печатает по этой оплате чек и считает наличные в ящике.

От кассира нужны всего две вещи сверх приёма оплаты: записи — когда наличные уходят из ящика или приходят в него без чека, и сдача кассы — когда сверяете ящик. Остальное программа делает сама: закрывает смену в кассе, находит потерянные чеки, утром присылает директору отчёт за день. Как это складывается в один день — в статье «Как проходит день кассы».

Деньги принимают в визите, на вкладке «Оплата». Ящик, записи и сдача — на экране «Касса», а записи быстрее делать значком кассы в шапке.

Важно различать два слова. Квитанция — это запись о том, что деньги приняли. Чек — документ, который печатает касса. Сначала появляется квитанция, потом по ней пробивается чек. Квитанция без чека — обычное рабочее состояние: чек можно пробить позже, отдельной кнопкой.

Как принять оплату за визит

1. Откройте визит пациента.
2. Перейдите на вкладку «Оплата».
3. В форме «Принять оплату (остаток … ₽)» впишите, сколько денег приняли. Для этого есть три поля: «Наличными», «Картой» и «Переводом».
4. Нажмите «Принять оплату».

Квитанция сразу появляется в списке над формой. В строке видно время, сумму, из каких частей она сложилась и кто внёс.

Если пациент отдаёт весь остаток одним способом, не нужно считать вручную: под полями есть ссылки «весь остаток наличными» и «весь остаток картой». Они подставляют нужную сумму.

Над формой иногда появляется жёлтое предупреждение: «Цены в этом наряде ниже нынешнего прайса на … ₽ — наряд набран давно. Если услуги делают сейчас, а не тогда, уточните у врача или директора.» Это подсказка, а не запрет: оплату принять можно.

Если визит оплачивает не пациент, а страховая или другой плательщик, форма оплаты не показывается. В визите написано: «Визит оплачивает … — квитанции и чеки по нему не нужны, долгом он не считается.» Если платит всё-таки пациент, в шапке визита у «Кто платит» нажмите «изменить» и выберите «Пациент».

Пока квитанций нет, в списке стоит «Квитанций пока нет».

Оплата частями: наличные, карта, перевод

Части оплаты живут в одной квитанции. Например, пациент отдал 2 000 ₽ наличными и 3 000 ₽ картой — это одна квитанция на 5 000 ₽ и один чек на неё. Не нужно заводить две квитанции.

Так же бывает и с возвратом: вернуть можно какую-то часть и любыми частями — наличными, на карту или переводом.

Если заплатили меньше итога наряда. Это аванс. Чек по такой оплате будет с типом «аванс». Пациент может доплатить позже: когда оплата закрывает визит, чек пробивается как «полный расчёт с зачётом аванса» — прошлый аванс входит в чек зачётом, а пациент платит только разницу.

Если у прошлой оплаты нет чека. Перед полным расчётом программа проверит прошлые оплаты. Если у какой-то из них чека нет, сначала нужно пробить чек по ней, иначе полный расчёт не пробьётся.

Если сумма больше остатка. Пробить чек на сумму больше остатка по наряду нельзя — программа не пропустит и объяснит причину.

Возвраты уменьшают «оплачено» сами: отдельно вычитать их из суммы не нужно.

Как пробить чек

Чек печатает касса. Команду ей передаёт программа ККМ Сервер, установленная на компьютере, который привязан к кассе, — поэтому чек можно пробить только с этого компьютера.

Есть два способа.

Сразу при оплате. Если компьютер привязан к кассе филиала визита, в форме оплаты стоит галочка «Сразу пробить чек (название кассы)». Она включена по умолчанию: нажали «Принять оплату» — и чек печатается сразу. Если чек нужен не сейчас, галочку можно снять.

Рядом есть галочка «Чек на телефон пациента, без печати»: бумажный чек не печатается, чек уходит на телефон.

Позже, кнопкой. В строке квитанции без чека есть кнопка «Пробить чек». Нажали — подождите, пока она покажет «Пробиваю…». У возврата кнопка называется «Пробить чек возврата».

Одна квитанция — не больше одного чека.

После удачной печати в строке квитанции появляется строка чека: номер фискального документа (на экране — «ФД»), тип чека, касса, время и кто пробил. Типы на экране такие: «аванс», «полный расчёт», «полный расчёт с зачётом аванса», «возврат».

Чек не пробился: что делать

Касса может не ответить, закончиться бумага, отключиться связь с кассой. Программа в этом случае не молчит.

• «Оплата принята, но чек не пробит: … Пробейте его кнопкой у квитанции.» — деньги уже записаны, чека нет. В строке квитанции будет «без чека» и кнопка «Пробить чек».
• «Чек не пробит: …» — причина написана в сообщении. Нажмите «Пробить чек» ещё раз. Перед повтором программа сама проверит кассу: если чек в прошлый раз всё-таки вышел (так бывает, когда касса долго не отвечала), она привяжет его к квитанции и второй не напечатает.
• «последняя попытка: …» — красная строка в квитанции: что именно не получилось в прошлый раз.
• «ККМ Сервер на этом компьютере не отвечает» — проверьте, что программа ККМ Сервер запущена и касса включена, и попробуйте снова.

Если печать прервалась на середине. Программа не даст пробить второй чек наугад: откроется окно «Чек уже пробивали». В нём написано, когда и кем начали пробивать чек и сколько он на сумму. Окно сразу само ищет этот чек на кассе («Ищу этот чек на кассе…»). Нашло — окно закроется, чек привязан к квитанции. Не нашло — будет написано «На кассе этого чека нет — похоже, он не вышел» (или «На кассе несколько похожих чеков — не угадываем»). Тогда посмотрите на кассу:

• «Поискать ещё раз» — если бумажный чек всё же лежит в кассе.
• «Чек не вышел — пробить заново» — если чека нет. Тогда печать пойдёт повторно.

Потерянные чеки программа ищет и сама: при открытии экрана «Касса» и перед сдачей кассы. Если нашлись, внизу экрана будет «Нашлись на кассе и привязаны к квитанциям чеки: N».

Главное правило: не пробивайте чек второй раз, не посмотрев на кассу. Иначе у пациента окажется два чека на одну оплату.

Квитанция без чека сдать кассу не мешает, но директор увидит её в отчёте — пробейте чек, как только сможете.

Как сделать возврат

1. Найдите квитанцию в списке на вкладке «Оплата».
2. В её строке нажмите «⋯» и выберите «Возврат».
3. В окне «Возврат оплаты» впишите, сколько возвращаете, по частям: «Наличными», «Картой», «Переводом». По умолчанию подставлено всё, что по квитанции ещё не вернули, теми же частями.
4. Нажмите «Оформить возврат».

Вернуть можно часть суммы. Каждая часть возврата не может быть больше той части, которую ещё не вернули: наличными вернуть больше, чем когда-то приняли наличными, не получится.

Возврат появляется под квитанцией отдельной строкой со значком «↩» — сумма и части. «Оплачено» в визите уменьшается само.

Если по квитанции был чек, окно предупредит: «По квитанции был чек — после возврата пробейте чек возврата.» Чек возврата пробивается кнопкой «Пробить чек возврата» в строке возврата.

Возврат наличными, а в ящике не хватает. Программа сверит сумму с расчётом по ящику и предупредит: «В ящике по расчёту … ₽, а вернуть наличными нужно … ₽. Принесите недостающее (например, из сейфа) и запишите это на экране «Касса» как «Внутренний приход (нал)».» Так бывает, когда наличные уже увезли в сейф.

Внесение перед чеком возврата. В строке чека возврата иногда видно «касса: внесение … ₽ перед возвратом». Это программа сама доложила наличные в кассу, чтобы касса приняла возврат: после закрытия смены касса считает свои наличные нулём и иначе отказывается возвращать. В расчёт ящика это внесение не входит — из ящика ничего не пришло и не ушло.

Если пункта «Возврат» в меню нет, у вас нет права на возвраты. Обратитесь к директору.

Как удалить ошибочную квитанцию

Удаление — только для ошибки ввода: опечатка в сумме, деньги приняли дважды, квитанция не тому пациенту. Если деньги действительно возвращают пациенту, нужен возврат, а не удаление.

1. В строке квитанции нажмите «⋯».
2. Выберите «Удалить (ошибка)».
3. В окне «Удалить квитанцию?» прочитайте сумму и части и заполните поле «Причина». Пример в подсказке: «Например: опечатка в сумме».
4. Нажмите «Удалить».

В окне есть напоминание: «Только для ошибки — если деньги действительно возвращают пациенту, нужен «Возврат».»

Удалить можно только квитанцию без чека и без возвратов. Если чек уже пробит, пункт «Удалить (ошибка)» не появится — исправлять нужно возвратом. Удалённая квитанция пропадает из списка, причина и автор сохраняются в истории.

Как посмотреть чек пациента

Есть два места.

В визите, на вкладке «Оплата». Под каждой квитанцией видна строка чека: «🧾 чек ФД … · полный расчёт · Касса · время · пробил …». Если у чека есть электронная копия, справа будет ссылка «открыть чек ↗» — она открывает чек в браузере. Если чек пробивал один сотрудник, а кассир в чеке другой, это тоже написано в строке.

На экране «Касса». Блок «Чеки после прошлой сдачи: N» раскрывается в список: время, сумма, сколько было наличными и безналичными, тип чека, «ФД N» и пациент с номером визита. Нажмите на пациента — откроется визит.

Сдача кассы

Сдать кассу можно когда угодно и сколько угодно раз — хоть в обед, хоть вечером, с любого компьютера. Всё, что случится после, войдёт в следующую сдачу. Закрытое не переписывается.

1. Откройте «Касса» и нажмите «Сдать кассу».
2. Вверху окна — сводка: «На начало», «Наличные по чекам», все записи (приход, расход, сдача наличных) с примечаниями и «Сейчас в ящике по расчёту». Безнал показан отдельно — в ящик он не попадает.
3. Впишите «Сдачу наличных сейчас» — сколько забираете из ящика в сейф или директору прямо сейчас. Если ничего не сдаёте, впишите 0: поле обязательное.
4. Программа покажет «В ящике должно остаться …». Посмотрите на ящик и нажмите «Сходится» или «Не сходится».
5. «Не сходится» — впишите, сколько в ящике на самом деле, и почему не сошлось. Пояснение обязательно, директор увидит его в отчёте.
6. На компьютере у кассы стоит галочка «Закрыть смену в кассе (Z-отчёт)». Оставьте её, если нужен бумажный Z-отчёт. Если снять или сдавать с другого компьютера, смена в кассе закроется сама перед первым чеком следующего дня.
7. Нажмите «Сдать кассу».

Итоговый экран. Если всё в порядке — сошлось, Z-отчёт напечатан, у всех квитанций с прошлой сдачи есть чеки и отчёт ушёл директору — будет написано: «Всё отлично, касса сдана, можно идти домой. Спасибо за труды!» Если что-то осталось, касса всё равно сдана, а на жёлтом экране написано, что осталось и чьё это дело: например, квитанции без чека или Z-отчёт, который программа сделает сама. Задерживаться из-за этого не нужно.

Квитанции без чека сдать кассу не мешают: если пациент ушёл, а чек не вышел, решает директор — он увидит их в отчёте. Программа показывает только квитанции с прошлой сдачи кассы — то, что принято за вашу смену. Более старые (например, перенесённые из прежней программы) кассиру не показываются.

Редкий случай: Z-отчёт напечатался, а сдача не сохранилась. Тогда написано: «Смена в кассе закрыта (Z напечатан), но сдача не сохранилась: … Нажмите ещё раз — второй Z-отчёт не напечатается.»

Если смену в кассе вчера не закрыли

Ничего делать не нужно. Перед первым чеком нового дня программа сама закроет вчерашнюю смену в кассе — касса напечатает Z-отчёт, а следом чек. Так же — если смена в кассе идёт почти 24 часа: дольше касса чеки не пробивает. Если касса не смогла закрыть смену, чек не пробьётся и программа скажет: «Касса не закрыла прошлую смену (Z-отчёт): … Чек не пробит.»

Что показывает экран Касса

• Шапка. «Касса» и название кассы с филиалом. Если касс несколько, название можно переключить списком.
• «Прошлая сдача кассы — …» — с какого момента идёт расчёт. Если касса ещё не сдавалась, написано «Касса ещё ни разу не сдавалась».
• Начальный остаток. Если он не задан: «Начальный остаток наличных не задан — считаем от нуля.» Директор задаёт его кнопкой «Начальный остаток».
• Расчёт ящика. «На начало (после прошлой сдачи)», «Наличные по чекам», «Внутренний приход (нал)», «Внутренний расход (нал)», «Сдача наличных». Ниже отдельно «Безнал по чекам (в ящик не попадает)». Крупно — «Сейчас в ящике по расчёту» и сколько чеков после прошлой сдачи.
• Предупреждения. О смене в кассе дольше 24 часов (обычно программа закроет её сама перед следующим чеком) и о часах кассы: «Часы кассы отстают на … мин — время в чеках расходится с клиникой. Выставьте часы кассы при закрытой смене (в ККМ Сервере).» (или «спешат»).
• «Квитанции без чека с прошлой сдачи: N». Красный блок: пробить чек — в визите, вкладка «Оплата». Сдать кассу можно и так.
• «Наличные мимо чеков». Записи до сдачи кассы и форма для новой записи. Что это за записи и как их делать — в статье «Записи кассы: приход, расход, сдача наличных». Ошибочную запись можно убрать «✕», пока касса не сдана.
• «Чеки после прошлой сдачи: N». Список чеков с типом, суммой и номером «ФД».
• Кнопки «Сдать кассу» и «X-отчёт». «X-отчёт» есть только на привязанном компьютере. Кнопки «Начальный остаток» и «Исправить остаток» — у директора. Исправление не переписывает прошлые сдачи, а ложится отдельной записью с причиной.
• «Сдачи кассы». История: время, кто сдал, сколько чеков, нал и безнал, «должно остаться … · факт …», а при расхождении — «(недостача …)» или «(излишек …)» и пояснение.

Частые вопросы

Пациент заплатил, а чек не вышел. Деньги считать принятыми?

Да. Квитанция уже создана, в строке написано «без чека». Нажмите «Пробить чек» — чек выйдет, и квитанция закроется.

Можно ли пробить чек позже, когда касса освободится?

Можно. Квитанция без чека ждёт своей кнопки «Пробить чек». Сдать кассу она не мешает — директор увидит её в отчёте.

Сколько раз в день сдавать кассу?

Сколько нужно. Обычно — вечером, перед уходом. Если днём уносите крупную сумму в сейф, можно сдать и днём: каждая сдача — отдельная строка в «Сдачах кассы», всё, что будет после, войдёт в следующую. Забыли сдать вечером — сдайте утром: ничего не сломается, директор увидит это в отчёте за день.

Почему в окне сдачи нет галочки Z-отчёта?

Z-отчёт печатается только с компьютера, привязанного к этой кассе, и только когда определился кассир для него (если нет — причина написана в окне). Сдать кассу можно и без Z: смена в кассе закроется сама перед первым чеком.

Почему утром касса не хочет возвращать наличные?

После Z-отчёта касса считает свои наличные нулём. Программа сама доложит нужную сумму перед чеком возврата — в строке появится «касса: внесение … ₽ перед возвратом». Если возврат больше, чем по расчёту в ящике, программа предупредит: принесите недостающее и запишите приходом на экране «Касса».

Пациент вернул часть покупки. Возврат делать на всю квитанцию?

Нет. В окне «Возврат оплаты» можно вернуть часть и разными частями. Каждая часть возврата не больше той части, которую ещё не вернули.

Чем удаление квитанции отличается от возврата?

Удаление — для ошибки ввода, когда денег на самом деле не было или сумма записана неверно. Возврат — когда деньги реально отдают пациенту. Если чек уже пробит, удалить квитанцию нельзя, только вернуть.

Часы кассы врут. Что делать?

Выставить часы кассы при закрытой смене — в ККМ Сервере. Пока время расходится, время в чеках не совпадает с клиникой, и на экране «Касса» висит красное предупреждение.